電子取引の紙保存廃止の対応

２０２２年1月からは、電子メールやWEBサイトで入手した請求書や領収書は、紙に印刷して保存することができません。

残すところ僅かですが、まだ対応を決めていない事業者が多いのではないでしょうか。

ここでは、国税庁が公表している「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf（以下、「一問一答」という。）から、システム変更や事務負担を増やさずにできる、簡便なデータ保存方法をご紹介します。

紙保存できない取引情報とは

たとえば、つぎのようなデータ（PDFファイルなど）は電子取引の取引情報にあたるため、２０２２年1月からは、紙に印刷して保存することはできません。

・電子メールに添付された請求書や領収書などのデータ

・ホームページからダウンロードした請求書や領収書などのデータ

・ホームページ上に表示された請求書や領収書などの画像データ

・クラウドサービスを利用して入手した請求書や領収書などのデータ

これらは、紙に印刷して保存する方法から、自社のパソコンなどに一定の方法で保存する方法に変わります。

一定のファイル名で保存

電子取引のデータ保存は、「一問一答」の【問12】の方法が簡単です。

【問12】

妻と２人で事業を営んでいる個人事業主です。取引の相手方から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか。

【回答】

例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。

１ 請求書データ（PDF）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。

例）2022年（令和４年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書 ⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」

２ 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。

３ 【問24】に記載の規程を作成し備え付ける。

※ 税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータについて提出してください。（以下、省略）

【解説】

令和３年度の税制改正により電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、電磁的記録を出力した書面等を保存する措置は廃止され、その電磁的記録（データ）を保存しなければならないこととされました。請求書データ等の保存に当たっては、一定の要件に従った保存が必要ですが、上記の方法により保存することで要件を満たすこととなると考えられます。（以下、省略）

【問24】に記載の規程とは

【問12】の方法で電子取引データを保存する場合は、データの訂正と削除についてルールを作って運用していく必要があります。

ルールの内容は、【問24】に記載の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」をたたき台にして、必要部分のみ修正するのが簡単です。

まとめ

２０２２年1月からは、電子メールやWEBサイトで入手した請求書や領収書は、紙に印刷して保存することができません。

ここでは、国税庁が公表している「一問一答」から、システム変更や事務負担を増やさずにできる、簡便なデータ保存方法をご紹介します。